Allmänna offentliga handlingar

Kommunen måste i likhet med andra myndigheter registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta dem.

Varje förvaltning inom kommunen har ett diarium där allmänna handlingar registreras. Även diariet är en form av allmän handling.

Lagen säger att allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". Det innebär att de i princip ska lämnas ut omedelbart om du besöker kommunen. Du kan också beställa materialet per telefon eller via brev.

Du får inte ta med handlingarna hem. Du har däremot rätt att läsa dem på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du får skriva av dem eller köpa kopior av dem som du kan ta med dig. Kommunen har enligt lagen rätt att ta ut en avgift per kopia.

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post. När man lämnar ut handlingar över e-post måste en granskning enligt bland annat av dataskyddsförordningen (gdpr) och offentlighets- och sekretesslagen ske först. Vissa handlingar får inte lämnas ut elektroniskt med hänsyn til gdpr.

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna offentliga handlingar. Du behöver vanligtvis inte heller berätta varför du vill ta del av handlingarna. Undantaget är när personuppgifter begärs ut. Då ska man göra en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan man lämnar ut dem. Då har myndigheten rätt att ställa frågan om vad uppgifterna ska användas till. Detta gäller inte för journalister.

Om du nekas att ta del av en handling har du, enligt lag, rätt att få ett skriftligt beslut på detta från kommunen. Om du anser att kommunen gjort en felaktig bedömning kan du överklaga beslutet hos kammarrätten.

Din korrespondans med kommunen blir allmän handling. Den kan därför läsas av andra om den inte blir belagd med sekretess.

Om du skickar ett brev eller skrivelse rörande ett kommunalt ärende till en tjänstemans eller förtroendevalds hemadress blir den allmänn handling. Tjänstemän och förtroendevalda är skyldiga att överlämna sådana brev eller skrivelser till kommunen.